|
В теории управления существуют три наиболее общих принципа эффективной коммуникации: ясности, целостности и стратегического использования неформальной организации. Соблюдение этих правил и принципов способствует успешной реализации функции коммуникации в управленческой деятельности, определяет ее содержание и специфику. Практически для всех людей важно уметь общаться таким образом, чтобы их правильно понимали, чтобы их слушали и слышали. В связи с этим можно предложить следующие варианты решения проблем, сложившихся в организации.
. Плохо сформулированные сообщения.
Для решения данной проблемы необходимо формулировать сообщения кратко и точно. Выбирать значащие слова, излагать свои мысли в правильной последовательности, а также составлять предложения лексически грамотно. Для того, чтобы коммуникация обладала какой-либо ценностью, она должна пройти испытание по принципу ясности: сообщение обладает ясностью, если оно выражено таким языком и передано таким образом, что может быть понято получателем.
.Ошибочный перевод информации на различных этапах передачи.
Для начала необходимо установить качественную обратную связь; при этом достаточно важным представляется установление контакта непосредственно с тем сотрудником, кому было адресовано ваше послание. Обратная связь важна, поскольку дает возможность понять, действительно ли ваше сообщение, принятое получателем, истолковано в том смысле, который вы изначально ему придали. Существует ряд способов установления обратной связи. Один из них заключается в оценке языка поз, жестов и интонаций человека, которые могут указать на замешательство или непонимание. Обратную связь можно установить также путем контроля первых результатов работы. Соответствующая информация позволит оценить, в какой мере воплощается то, что намеревались сообщить. В той же мере, в какой обратная связь может способствовать совершенствованию межличностного обмена информацией, могут действовать и системы обратной связи, создаваемые в организации. В ОАО "МРСКА Центра" существует достаточно способов осуществления обратной связи со своими сотрудниками. К ним можно добавить опросы сотрудников. Такие опросы можно проводить с целью получения информации буквально по сотням вопросов.
. Искажение сообщений.
Для решения этой проблемы необходимо создать систему сбора предложений, которая будет разработана с целью облегчения поступления информации наверх. Все работники получат при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Цель подобных систем - снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх. Чаще всего такая система реализуется в варианте ящиков для предложений, куда работники фирмы могут анонимно подавать свои предложения. Систему сбора предложений можно организовать и по-другому. Организация может развернуть частную телефонную сеть, через которую работники получат возможность анонимно звонить и задавать вопросы о назначениях и продвижениях в должности. Другой вариант системы обратной связи предусматривает создание группы руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес. Еще один подход основан на кружках качества, а также группах неуправленческих работников, которые еженедельно будут собираться для обсуждения предложений по усовершенствованиям. В газете, выпускаемой ОАО "МРСКА Центра", можно издавать статьи с обзором предложений по поводу управления, на темы охраны здоровья работников, нового контракта, ответы руководства на вопросы рядовых сотрудников.
. Несвоевременное донесение информации к сотрудникам и аппарату управления. Руководству компании необходимо использовать все возможности для организации встреч с коллективами на местах работы. Служба персонала совместно с руководством компании может разработать специальный проект, целью которого будет - своевременное и регулярное информирование всех сотрудников о направлениях деятельности компании, ее стратегии, социальной политике, о новых проектах и задачах, об изменениях, происходящих в компании и обществе.
. Психологический настрой.
Необходимо усовершенствовать нисходящие вертикальные и горизонтальные коммуникации. Для этого можно проводить ежегодные собрания всего трудового коллектива, где будут обсуждаться успехи, достижения, неудачи и перспективы, как фирмы, так и сотрудников. Необходимо распространение неформальных коммуникаций в организации. Например, можно совместно отпраздновать день рождения коллеги по работе, встретить Новый год, поздравить женщин с 8 Марта. Такой системой коммуникаций руководитель оградит себя от излишних сплетен и пересудов, обеспечит вниманием своих подчиненных и предоставит всевозможные пути для обратной связи. Подчиненные с помощью такой организации коммуникаций могут видеть в своих начальниках не только приказывающих руководителей, но и просто людей; это достигается на коллективных праздниках.
|